面接案内情報は●●すると、手間が省けてトラブルも避けられる！

面接案内情報の正しい送り方

希望者が書類選考に通過し面接日時が決まった場合、選考者に対して早期に連絡する必要があります。 その際、電話やメールなどで日時を正しく伝える必要がありますが、注意事項やその他の情報はどこまで伝えればよいのでしょうか？ 採用連絡という最低限のコミュニケーションの中で、情報を正しく・誤解のないように伝えるには工夫が必要です。 面接日時は電話などの口頭で、詳しい情報はメールで通知する場合が多いと思いますが、事前準備が不足していたり、採用面接の連絡を怠っていたことでトラブルが発生する場合もあります。 このようなトラブルはちょっとしたコミュニケーションや連絡ツールの工夫で簡単に解消することが出来ます。 今回はそんな面接案内情報について紹介していきます。

選考者に送るメールはテンプレート化

書類選考を通過し、次は面接となった際にどのような形式・手法で面接案内を送っているでしょうか。

転職希望者の採用活動は現職を続けながら行われる場合が多いため、平日の日中は電話連絡が難しいといった場合が多いでしょう。

また社内メールを使うのが躊躇われる内容のため、応募者自身のメールアドレスに送った連絡事項をチェックするのは夕方以降になる場合が多いです。

ですから、面接案内連絡メールの内容は一層の工夫が必要です。

メールの内容を工夫することにより、面接の案内連絡が1回で済むだけでなく、選考者が面接で来社する際の注意事項やお知らせなども添付する事が可能です。

夕方以降に来社する予定であれば、中央エントランスが使えない場合もあります。

その際には、従業員入口から来社して貰う必要があり、また会社近くの喫茶店で面接を行う場合も少なくありません。

こういった細かい連絡をし損じると、「面接で来訪したが、正面の扉が閉まっていた」・「面接会場までの道のりが分かり辛かった」・「担当者が内線に出るまでかなりの時間を要した」などのトラブルが発生してしまいます。

選考者ははじめて来社されることがほとんどなので、こういったトラブルがあると不安感を抱くきっかけになったり、企業側の対応に不満を持ってしまう可能性もあります。

ですから、採用連絡案内用のテンプレートを作っておくことが重要です。

テンプレートを活用することで、面接案内情報を余すことなく送付できますし、送付する担当者によって内容に違いがでてしまうこともありません。

また通信環境が整っていない自宅には郵送で送付することが出来ますので、メール・郵送のどちらにも対応することが出来ます。
郵送の場合は投函後に送付した旨を連絡するようにしましょう。

メール処理で時間を取られないように

デジタルテクノロジーの進化により、ネットを通じていつでも仕事の連絡ができるようになりました。

しかし、それにより時間に関係なく仕事に従事しなければならなくなったという人も少なくありません。

仕事はメールチェックから始まり、通常業務の合間にメールチェック、また就業時もメールチャックで終わるという人も多いのではないでしょうか。

パソコンやスマートフォン、タブレットが急成長を遂げる裏でメールチェックによる時間の圧迫が行われているのも事実です。

人事担当者としても、多くの希望者から送られてくるメールをチェックしたり、その返信によって時間と業務が圧迫されてしまうのです。

メールのテンプレート化は人事の負担軽減にも繋がります。

受信トレイに次々と送られてくるメールを1つ1つチャックしていてはどんなに時間があっても足りません。

それに1通ずつ返信していては時間の無駄になってしまいますので、メールのテンプレートを作り、必要事項を全て記載したうえでメールを送信することにより、時間を省くことが可能です。

また必要事項を全て記載しておけば、選考者から面接案内についての質問・疑問の返信も削減できます。

またメールを書くよりも手短な要件の場合は電話を使った方が良いでしょう。
中途採用の場合は、採用者側も仕事中で電話に出られない場合も多いと思いますが、伝言を残しておくなどすれば問題ないでしょう。

採用工程をマニュアル化することも大事

あたらしく人材を迎え入れるためには、採用を行う人事担当者だけでなく、社員全体の協力体制が必要です。

ですから、社員全員が採用工程に関しての共通認識を持っておく必要があります。
例えば、面接に動向してもらう現場担当や、上司が準備不足である場合やマナー違反が見られてしまうと、選考者にマイナスイメージを与えかねません。

また採用が決定したあとで、出勤初日に配属先の受け入れ態勢に不備があるなどは言語道断です。

このような問題は、事前に連絡体制が整っていれば起こる可能性が非常に低いです。

新しい人材を快く受け入れるためにも、社内全体が協力して人材を迎え入れる準備をしておきましょう。また採用が決定し、入社後しばらく経つまでは人事担当者のフォローが必要になります。