スピーディーな対応で好印象！

スピード勝負！書類選考の正しいやり方

採用活動において、募集活動の次に行われるのが選考です。 その選考では、まず書類選考が行われます。 書類選考では応募者の基本的な情報を見て試験や面接を受けるか判断しますが、どのように見ることが正しいのか考えてしまう方も多いでしょう。 他の応募者とじっくり比較して選びたいと思うかもしれませんが、採用活動の成功にはスピード感のある選考も重要です。 では、スピード感のある書類選考を実践するためには、どのようなポイントがあるのかここでご紹介していきます。

書類選考でもスピードを重視

応募者は他の会社にも応募しているケースが多く、面接に進めてみたい人材の場合、他社でも同じような理由で採用活動を進めていることがほとんどです。

優秀な人材ほど他社からのオファーも多く、人材の争奪戦となるので他社より先の対応が勝敗を分けるでしょう。

また、応募者も意気込みを入れて応募しているので、ダラダラと書類選考を続けているとモチベーションダウンにもつながり、優秀な人材を逃してしまう可能性もあります。

このことから、書類選考の結果は1週間以内に通知することが大切です。
もし、やむを得ない理由で選考期間が延長する場合は、そのことへの謝罪を入れて誠実に選考が延びることを通知しましょう。

書類選考では現場も巻き込む

書類選考が進まない理由としては、多忙以外に人材を選ぶ基準が定まっていないことです。

採用活動では求める人材のイメージ像を考えることが大切ですが、全ての条件に合致するような人材は珍しいです。

しかし、妥協部分などがあればスムーズに選べるでしょう。

そこで助けになるのは現場で働く社員になります。現場で働く社員なら現状をしっかり把握しているので、どのような人材が欲しいかを明確にすることができるでしょう。

どの人材を選ぶか迷った際は、現場の意見を聞くことで判断力を身につけることができます。

また、採用代行など外部のサポートを受ける場合は、現場の確認だけでも十分です。

応募書類を見るポイント

書類選考では応募者が募集要項に一致した人物であるかを把握するために行います。

この時、判断に迷いがあると選考を遅らせてしまうことがあるのです。

では、書類選考ではどのようなポイントを見て行うのかご紹介します。

①応募者の基本情報

応募者の基本情報とは氏名や生年月日、住所、連絡先、学歴・職歴などの情報など履歴書や職務経歴書に書かれている情報です。

特に見たいポイントは年齢と職歴になります。

求人に募集年齢を記載する行為は、一部例外規定を除いて認められていません。

しかし、求める人材のイメージ像や会社の将来などを配慮すると、ある程度の年齢を限定しておくことも重要です。

中には中高齢でもキャリアがマッチする人材もいるので、年齢だけで全てを判断することはできません。

そこで注目したいのが職歴です。職歴から募集している職種に合ったキャリアを積んでいるかを見てみましょう。キャリアを見る時は職務経歴書を見るのがおすすめです。

職務経歴書に事業内容がほとんど書かれていない、もしくはまとまりがなく書き過ぎているような文章は読む気も失せてしまうでしょう。

読む立場になって書類を作成している応募者を選考基準と選んでも悪くはないと言えます。

②在籍期間

応募者にいっては転職を繰り返している人も多いですが、そこでチェックしたいのが在籍期間です。

あまりに在籍期間が短い人の場合、採用しても再び短期退職をする確立が高まります。

特別な事情であれば検討も必要ですが、明確な理由がなさそうだと判断したら選考から外す方が無難です。

特に不利な状況は直近の経歴の在籍期間がだんだん短くなっているケースは注意しましょう。

③志望動機

志望動機は選考で最も重要となる項目でしょう。

志望動機を見る時は働く目的が明確になっているか、文量などをチェックしてください。

働く目的や動機が明確にされていない説得力に欠ける内容は働くことへの熱意が少ないととらえることができます。

そのようなケースは自然と文量も少なくなる傾向が強いです。

④エントリーシート

履歴書では項目が狭いのでエントリーシートを導入する企業も増えています。
エントリーシートでは自分たちが聞きたい質問を設定できるので、選考の見極めとなる質問内容だけを記載しましょう。

複雑な内容や記載事項が増えるとスピーディな選考が難しくなってしまいます。

また、ビジネスでは結論から答えることが基本です。

エントリーシートや履歴書の内容が結論から書かれているかどうかもチェックポイントになります。

指導を受けたとおりに書けていないということは、話を聞いていても業務ができず周りに迷惑をかけやすい人材の可能性もあります。

今どきの履歴書事情

手書きの履歴書が一般的でしたが、デジタル化の普及で履歴書もパソコンでの作成が主流となっています。

手書きでは手書きならではの魅力がありますが、ただ字が汚いなどの理由で優秀な人材を手放すのは勿体ないです。

しかし、パソコンでの作成なら文字に左右されず、公平な判断ができるでしょう。

また、どのくらいパソコンが扱え、書類が作成できるのか見るポイントにもなります。

パソコンから作成しても良いのか悩む人も多いので、求人情報にパソコンでの作成やメールでの添付が可能など記載しておくと応募者も安心でしょう。

書類選考では見るポイントを抑えることで、スピード感のある選考が行えます。

採用基準は企業ごとに異なるので、その点も整理しながら書類を見極めて選考を行いましょう。