今一度、確認したい。個人情報の徹底管理術

今一度、確認したい。個人情報の徹底管理術

情報管理のミスが信頼を落とす!?

今一度、確認したい。個人情報の徹底管理術

採用活動では応募者の個人情報がたくさん集まるため、厳重な管理体制が必要です。 近年はサイバー攻撃による被害や管理体制の問題で情報漏えいなどのトラブルも多発しています。 ここでは個人情報に関する管理術を事例と共にご紹介していきます。

 

内定通知のメールを他の候補者に誤送信

候補者の選考が終了すると、内定を候補者に通知する必要があります。

手紙を送る企業もありますが、最近はメールで内定通知を送るケースも便利な上に早く通知できるので多く利用されています。

しかし、そこでよく起きるトラブルがメールの誤送信です。

例えば、候補者のメールアドレスを保存するアドレス帳が整理されていない状態になっていると、選択を誤って別の候補者に内定通知を送ってしまうことがあるようです。

他にもメールアドレスを再確認せず送信したところ、全く関係のない相手に届いてしまい、不意に情報漏えいになってしまうケースも珍しくありません。

担当者も誤送信に気付くことなく、内定者の連絡があってから事態に気付くことが多いようです。

このような事態が起きてしまうと内定者からの信頼は一気にダウンする恐れがあるので、メール送信に関してしっかりルールを設けましょう。

それでは、送信メールに関するルールの一例をご紹介します。

①候補者のメールアドレスは別に整理

誤送信をしてしまう理由はメールアドレスの管理がしっかりされていないからです。候補者専用のアドレス帳を作成し、そこで情報を整理しておくようにしましょう。

②メールアドレスのチェックを複数回行う

メールアドレスの記載ミスを防ぐためには、送信前にメールアドレスが正しいかどうかをしっかりチェックしましょう。
最低でも2回は確認して誤送信を防いでください。

③メールに個人情報を含む文章をかかない

個人情報の漏えいを防ぐ方法として、個人情報にあたるものはメール文面に書かないことが望ましいです。

個人情報に関することはテキストデータなどを作成し、暗号処理を行って送信しましょう。

暗号化解除にはパスワードが必要ですが、それは電話などメール以外の方法で知らせることが望ましいです。

メールでしか手段がとれない場合は、内定通知とは別便で通知すると良いでしょう。

④ダブルチェック体制を導入

メールアドレスや内容が合致しているかの再確認は大切です。一人ではミスや文章の不備を見落とすこともあるので、ダブルチェック体制を導入することでうっかりミスを防ぐことができます。

履歴書の返却を求められたが、書き込みをしてしまった

面接では履歴書や職務経歴書の書類を見ながら質問が行われます。

履歴書などの書類だけでは分からない部分も直接質問でき、補助として履歴書に回答や役員の思考を記載するケースも多いでしょう。

しかし、合否に関わらず候補者から履歴書の返却を求められることがあります。
その記入した些細なメモも企業に関する個人情報を漏えいしてしまう危険性があります。

また、履歴書自体の紛失も内定者への信用を左右するポイントなので、履歴書の管理も徹底的に行いましょう。

では、履歴書管理の一例をご紹介します。

①保管か返却、破棄を決めておく

合否関係なく履歴書など応募書類を保管するケースは多いです。
まず全てを保管するのか、それとも採用者だけを保管するかなど、管理条件をしっかり決めておくことが大切です。

破棄の場合は情報を保持し続けないでいいメリットがありますが、返却を求められた時に不利となります。

ですので、募集要項に応募書類の取り扱いについてしっかり記載しておくことで、トラブルの発生率を抑えることができるでしょう。

そして、破棄した場合は破棄したことを記録しておくこともトラブルを回避するポイントです。

また、不採用時に返却を希望する場合は応募書類と一緒に書留用封筒を提出してもらう企業もあり、これなら誤配のリスクを下げることができます。

②書類をデータ変換

履歴書を長期保有する必要はある場合は、書類をPDFファイルなどデータに変換して閲覧制限のあるサーバーに保存すると良いでしょう。

そして、元の書類は選考後に候補者へ返却すると安心です。

データ化をすれば紙の書類よりも管理は楽になり、さらに印刷して面接時の資料として使うことができます。

これなら元の履歴書にメモをしなくて済むので、返却を求められた際もスムーズに返すことができるでしょう。

個人情報を扱う人間を限定する

個人情報は何気ない会話などから漏れてしまうことがあります。

採用活動における個人情報を管理する際は、情報を取り扱う社員を限定することも大切です。

例えば、採用担当や面接を行う役員などにしぼっておきましょう。

また、面接後に他の社員に書類などを見せて相談することも避けてください。
何気ない雑談であっても採用活動は企業にとっても、候補者にとってもデリケートな内容なので採用情報の話題は控えることも情報管理では大切と言えます。

採用活動で集まった情報が流出しないように、社内での管理体制を明確にしておくことが管理では大切なことです。

特に誤送信や誤配など人的ミスは多いので、再確認や複数人でのチェック体制をルール付けるようにしましょう。